Meilleures pratiques pour la prise de rendez-vous par télémarketing

La prise de rendez-vous par téléphone est un moyen abordable d'utiliser des ressources humaines moins coûteuses pour planifier des réunions pour vos agents de revenus.

La prise de rendez-vous est une solution abordable pour utiliser des ressources personnelles à moindre coût afin d'organiser les rendez-vous de vos commerciaux. Les meilleures solutions de prise de rendez-vous à distance présentent les caractéristiques suivantes :

• Une liste ciblée de contacts contenant des numéros de téléphone.
• Une tonalité téléphonique aimable et disponible a accueilli les auditeurs.
• Le message est concis.
• Une excuse pour que le prospect organise la rencontre avec vous. WIFM (Qu'est-ce que cela m'apporte ?). ?).
• Un e-mail a été envoyé rapidement avec un calendrier concis des sujets qui seront examinés lors de la réunion, y compris un bref aperçu de ce qui serait examiné lors de la réunion.
• Numérotation sortante productive (nous aimons recevoir environ 35 appels toutes les 60 minutes, 262 appels par jour dans le cadre d'un programme de prise de rendez-vous de télémarketing B2B)

Si ces éléments clés ne sont pas affinés, votre programme de réservation de télémarketing ne parviendra pas à créer le meilleur retour sur investissement (ROI) imaginable.

Organiser de multiples réunions exige de la fermeté et de l'imagination. Une personne déterminée à la volonté de passer un grand nombre d'appels téléphoniques chaque jour, pour un nombre limité de réunions. L'imagination consiste à identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, afin d'inventer la meilleure façon d'obtenir davantage de réunions.

Dans cette première partie d'un ensemble de trois sections, je parlerai de l'idée du quotient de visite maintenu et de ce que vous pouvez faire pour être certain d'obtenir le quotient de visite maintenu le plus élevé possible.

Que représente le taux de rendez-vous tenus ?

Le pourcentage de rendez-vous programmés dont le patient s'est présenté est appelé « taux de rendez-vous respectés ». Le nombre de rendez-vous dont un patient s'est présenté est appelé « taux de rendez-vous respectés ».

Les termes décrivant le taux de rendez-vous respectés correspondent au pourcentage de rendez-vous conservés (non annulés ou non réalisés) par votre prospect, divisé par le nombre total de rendez-vous établis pour la période évaluée. Par exemple, si votre équipe de prise de rendez-vous par téléphone a fixé 500 rendez-vous le mois dernier et que 300 rendez-vous ont été respectés (en incluant ceux signalés), votre taux de rendez-vous respectés est de 60 %. C'est un taux relativement élevé. En tant que prestataire externalisé de prise de rendez-vous en télémarketing, notre entreprise collabore avec de nombreux clients dans divers secteurs. Nous constatons que la stratégie pour obtenir un taux de rendez-vous élevé respecté est relativement simple.

Le premier facteur indispensable pour maintenir un nombre élevé de rendez-vous organisés est de s'assurer que le client potentiel est clairement informé de ce qu'il y a à gagner. Certaines personnes acceptent les rendez-vous par peur de se battre ou de dire « non ». Elles acceptent donc de venir, mais ne respectent pas leur engagement, car il est plus simple de dire oui et de ne pas se présenter. Assurez-vous de souligner, dans votre confirmation de rendez-vous (résumé), les avantages que votre client potentiel retirera de sa participation. Si vous ne pouvez pas le résumer en une ou deux phrases, travaillez à rédiger un message de synthèse efficace.

Ensuite, assurez-vous d'envoyer une demande de rendez-vous immédiatement après l'appel marketing afin de fixer l'heure de rendez-vous sur l'agenda de votre prospect. L'idéal est de pouvoir accéder aux emplois du temps des vendeurs et de fixer les rendez-vous à leur place. Cela favorisera la possibilité de l'accord. Dans la demande de rendez-vous, la langue principale doit également être mentionnée dans les avis ou commentaires afin de souligner l'intérêt de la personne concernée pour le rendez-vous. Une autre bonne approche consiste à envoyer un e-mail de la part de l'organisateur du rendez-vous au prospect (avec copie au vendeur pour lequel le rendez-vous est fixé) pour le remercier de son temps, l'informer qu'il a reçu une demande de rendez-vous et lui demander d'accepter l'accord pour fixer l'heure.

Si vous planifiez des rendez-vous longtemps à l'avance, attendez-vous à des coûts élevés en cas de non-présentation ou de rapport. En règle générale, nous limitons les rendez-vous pris par nos agents de prospection téléphonique à une semaine maximum à compter du jour de l'appel. Si le prospect insiste sur le fait qu'il ne peut pas venir plus tôt (hors du bureau, etc.), prévoyez un rappel pour fixer le rendez-vous. Ne fixez pas le rendez-vous en espérant que tout se passera bien.