Les 6 compétences d'un bon fixateur de rendez-vous

Vous formez vos commerciaux, créez du contenu, recherchez des prospects, préparez des campagnes sortantes, suivez divers indicateurs... ou externalisez tout cela dans un seul but : obtenir un rendez-vous pour conclure une vente.

Avançons un peu dans notre film publicitaire : vous êtes en tête-à-tête avec votre client potentiel idéal. Ce prospect est qualifié, intéressé par vos services et impressionné par votre approche. L'alignement est parfait, et vous concluez la vente. L'entonnoir de vente se remplit, et votre entreprise prospère. Bravo !

Mais revenons au début. Nous connaissons les étapes de la génération de leads, mais qui a obtenu ce rendez-vous ? Explorons plus en profondeur le rôle des preneurs de rendez-vous B2B et les compétences nécessaires pour exceller dans cette mission.

Qu'est-ce qu'un preneur de rendez-vous ?

Un preneur de rendez-vous est un professionnel de la vente (occupant généralement un poste de représentant commercial) chargé d'organiser un rendez-vous entre une entreprise et un acheteur potentiel.

Cela inclut la réception et la préparation des prospects, la recherche d'informations pertinentes pour la personnalisation, et enfin, la prise de contact via les réseaux sociaux, les courriels ou les appels téléphoniques.

Le processus de prise de rendez-vous commence dès le premier contact et la première conversation.

Les conversations commerciales commencent ici

Est-ce difficile de planifier un rendez-vous ?

Fixer un rendez-vous est une tâche à haute responsabilité, c'est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de l'externaliser. Mais est-ce une mission inaccessible ? Non.

La prise de rendez-vous fait partie de la génération de leads sortants, un processus essentiel. Il existe plusieurs astuces qui, une fois maîtrisées, facilitent grandement cette étape.

Astuce professionnelle : appliquez ces stratégies de génération de leads sortants pour améliorer votre développement commercial.

Compétences essentielles pour prendre rendez-vous

Tous les collaborateurs devraient faire preuve de discipline, de rigueur et de motivation. Mais quelles sont les compétences clés d'un bon preneur de rendez-vous ?

1. Avoir un agenda structuré
Un représentant commercial gère de nombreuses tâches chaque jour : suivre les actions dans le CRM, envoyer des courriels, analyser les statistiques, passer des appels... Pour gérer efficacement son temps, il est essentiel de planifier des plages horaires spécifiques pour chaque tâche. N'oubliez pas de prendre en compte les fuseaux horaires des prospects lors de la création de votre emploi du temps.

2. Savoir qualifier les prospects B2B
Avant d'organiser un rendez-vous, il faut s'assurer que le lead est qualifiable et peut progresser dans le tunnel de vente. Plusieurs méthodes de qualification existent comme ChamP, ANUM, BANT ou NOTE. Chez B2B Rocket, nous privilégions la méthode NOTE, mais nous avons également rédigé un article pour vous aider à choisir.

3. Écouter et établir une relation de confiance
Savoir tenir une conversation est indispensable. Le représentant doit savoir exposer la valeur de vos services, poser les bonnes questions pour identifier les problématiques du client, et surtout, écouter attentivement les réponses.

Un ton chaleureux et optimiste favorise la relation et peut même lever les objections avant qu'elles ne se manifestent.

4. Gérer les objections et les refus
Les objections sont fréquentes. Certains prospects n'ont pas le temps, d'autres pensent que vos services ne sont pas prioritaires. Un bon preneur de rendez-vous transforme ces objections en opportunités. Consultez notre article pour découvrir comment gérer les objections commerciales.

5. Relancer efficacement
Fixer une date ne garantit pas que le rendez-vous aura lieu. Pour limiter les absences, envoyez un rappel quelques heures avant le rendez-vous. Chaque campagne étant unique, adaptez vos relations en conséquence.

Un bon preneur de rendez-vous ne se décourage pas facilement. Une campagne de génération de leads efficace comprend plusieurs vagues de relances. Ne pas répondre aux messages négatifs est une erreur de débutant — chaque réponse est une opportunité.

6. Présenter une offre percutante
Pour réussir son argumentaire commercial, le représentant doit maîtriser parfaitement la proposition de valeur et son impact pour le client. Préférez un message centré sur le client plutôt qu'un discours égocentrique.

Votre pitch doit être court mais riche en valeur. Évitez d'en faire trop : adopter une posture trop « vendeuse » peut être contre-productive.

Conseils pour améliorer ses compétences en matière de prise de rendez-vous

1. Anciens :
La montée en compétence prend du temps, mais elle est indispensable. Fournissez des profils de clients idéaux, des personas acheteurs, formez vos équipes à vos services et à votre proposition de valeur. Donnez-leur tous les éléments nécessaires pour prospecter efficacement et comprendre les spécificités de votre processus commercial.

2. Faire progresser :
Laissez de la place à la progression. Analysez les résultats et accompagnez vos preneurs de rendez-vous dans l'amélioration continue. Des experts seniors peuvent intervenir en cas de difficultés.

3. Motif :
La prise de rendez-vous en B2B est un processus complexe, long et exigeant. Reconnaissez-vous les efforts fournis pour la réussite de votre entreprise. Célébrer les réussites des représentants renforce leur motivation.

Les super commerciaux à la rescousse

La prise de rendez-vous est au cœur de toute stratégie de développement commercial. Elle comprend plusieurs étapes de préparation (scripts, messages, gestion du timing, traitement des objections), toutes à la charge de la bonne personne.

Un preneur de rendez-vous efficace est organisé, expérimenté, curieux et ouvert aux tests. Ce profil est rare. Former vos propres commerciaux à ce niveau d'expertise demande du temps et un investissement conséquent. Sinon, vous pouvez confier cette mission à un prestataire expérimenté.