7 façons de réduire les taux de non-présentation des rendez-vous

C'est le moment de la journée entre l'aube et le midi. Vous êtes assis devant votre ordinateur depuis un certain temps, en attendant que votre prospect rejoigne la réunion en visioconférence. C'est agréable de vous voir aussi enthousiaste pour cet échange. Vous êtes confiant : vous avez étudié son profil sur les réseaux professionnels, préparé votre discours commercial, et vous êtes persuadé qu'il cédera à votre proposition.

Mais après un quart d'heure, une prise de conscience désagréable vous frappe : « Oh non ! Mon prospect ne s'est encore pas présenté ! « C'est frustrant, surtout que tout semblait parfaitement bien se dérouler. Why is not come ? Qu'est-ce qui a pu lui faire changer d'avis ? Etait-ce quelque chose évoqué lors de votre précédente conversation ? Ou est-ce simplement une personne qui promet sans jamais tenir parole ?

Les rendez-vous manqués sont décourageants. Pourtant, il y a de l'espoir. Une fois devenu client, le prospect est plus enclin à revenir et à acheter davantage. En plus, il sollicitera moins de temps auprès de vos commerciaux, et pourra vous recommander à d'autres entreprises.

7 façons de réduire le taux de non-présentation aux rendez-vous

Assurez-vous d'échanger avec la bonne personne

Les décideurs ont tendance à fournir des informations plus fiables. S'adresser à la bonne personne dès le départ permet de gagner du temps et d'éviter les complications. L'une des erreurs les plus fréquentes qui augmentent les taux de rendez-vous manqués est de planifier avec les mauvais interlocuteurs.

En moyenne, 6,8 personnes participent aux décisions dans les entreprises B2B. Il est donc probable que vous tombiez sur un assistant ou une personne qui n'a pas le pouvoir décisionnel final. Et si cela se produit, même si cette personne transmet les informations à ses supérieurs (comme des dizaines d'autres rendez-vous), rien ne garantit que la réunion ait lieu.

Ces rendez-vous sont souvent oubliés. Même s'ils se tiennent, ils sont peu efficaces. You and your interlocuteur discuterez de possibilités qu'il faudra ensuite répéter avec un décideur de niveau supérieur.

La meilleure façon d'éviter cela est de préqualifier vos prospects. Si la personne que vous contactez n'est pas la décisionnaire, n'hésitez pas à joindre un autre membre de l'équipe pour mieux comprendre leur contexte et proposer un plan.

De plus, contactez d'autres interlocuteurs de l'entreprise et proposez-leur un échange initial. Il n'y a aucun risque à poser la question, et cela peut faire gagner un temps précieux à tous.

Planifiez intelligemment le rendez-vous

Certains jours et horaires sont connus pour être peu adaptés à la prise de rendez-vous. Pensez à votre propre emploi du temps. Quelle serait votre réaction si vous deviez prendre un appel en début de semaine, alors que vous êtes déjà submergé de réunions internes ? Ou en fin de semaine, quand vous ne pensez qu'au week-end ?

Même si cela semble pratique sur le moment, évitez de trop vous appuyer sur ce type de créneaux. Les rendez-vous fixés à ces moments-là sont plus susceptibles d'être annulés ou ignorés au profit de priorités jugées plus importantes.

Autre erreur fréquente : fixer le rendez-vous un mois à l'avance. Certes, votre prospect est sûrement très occupé, mais s'il ne vous revoit que dans trente jours, il aura oublié qui vous êtes et pourquoi l'échange était prévu. Ce n'est pas idéal pour réduire les taux de non-présentation.

À la place, concluez un accord verbal pour reprogrammer un appel dans un mois, puis planifiez-le à ce moment.

Envoie un message d'introduction

Une fois l'heure et la date confirmées, envoyez un message de confirmation qui clarifie tout et implique le prospect dans la conversation avant même qu'elle ait lieu. Cela aide à réduire les absences.

Dans ce message :

• Posez-lui des questions sur ses objectifs (Quel problème cherchez-vous à résoudre ? À quoi ressemble votre processus commercial actuel ?)
• Indiquez les points qui seront abordés lors de l'échange.
• Ne parlez pas encore de prix, de conditions, ni de détails techniques — gardez cela pour plus tard.
• Tenez compte de ses réponses pour ajuster l'introduction de votre prochain appel commercial.

Transformez votre invitation en opportunité commerciale

Changez votre demande de rendez-vous en véritable value proposal. Presentez les avantages de la discussion à venir, les sujets abordés, et montrez en quoi l'échange sera bénéfique. Il ne s'agit pas d'une simple requête, mais d'une opportunité.

Comme pour les relances, votre demande de rendez-vous est une occasion de démontrer votre valeur. Pour réduire les absences :

• Utilisez un objet percutant, du type « 30 minutes pour repenser votre stratégie marketing » ou « Explorons ensemble vos opportunités commerciales ».
• Dans le message, mentionnez vos coordonnées, le nom du prospect, son entreprise, et une brève présentation personnalisée (évitez le copier-coller de son profil en ligne).
• Présente un order of day et expliquez clairement la valeur ajoutée de ce rendez-vous.

Confirmez systématiquement que le prospect a bien reçu votre message. Sinon, envoyez une relance.

N'oubliez pas d'envoyer un rappel

Pour éviter les oublis, envoyez systématiquement un rappel. Chaque personne est différente : certains fonctionnent avec des alertes automatiques, d'autres peinent à suivre leur emploi du temps.

Un simple rappel quelques heures avant le rendez-vous peut faire toute la différence. Pas besoin d'être trop formel : un message basique suffit.

Adaptez le programme en cas d'imprévu majeurs

Les imprévus surviennent. Si le prospect ne vous prévient pas à temps pour reprogrammer, vous pouvez (en toute discrétion) lui faire comprendre l'impact de son absence.

Eviently, ne l'accusez pas de ne pas être présenté, mais soulignez tout le travail de préparation que vous et votre équipe avez accompli. Montrez-lui à quel point cet échange pourrait bénéficier à son entreprise.

Ce sentiment de responsabilité augmente les chances qu'il accepte de reprogrammeur plutôt que d'ignorer votre message.

Suivez les absences

Les absences aux rendez-vous nuisent à votre efficacité commerciale. Mais elles sont inévitables. Le plus important est de ne pas les laisser s'accumuler, et de les suivre régulièrement (idéalement chaque jour, sinon chaque semaine).

Pour cela, divisez le nombre de rendez-vous manqués sur une période donnée par le nombre total de rendez-vous planifiés. Attention à ne pas inclure les rendez-vous reprogrammés.

Si votre taux est inférieur à 20 %, c'est un bon début. Mais continuez à l'améliorer. Moins vous avez d'absences, plus vos efforts commerciaux sont efficaces.